Apa Itu Technical Meeting Untuk Lomba Serta Tips Penyelenggaraannya

Apa Itu Technical Meeting – Technical Meeting Adalah pembekalan yang diberikan oleh panitia dalam suatu kegiatan atau kompetisi agar semua orang dapat memahami kompetisi tersebut dan juga pembekalan yang diberikan untuk membahas berbagai hal teknis selama acara pada hari itu.

Dari kegiatan Technical Meeting ini peserta dan panitia kompetisi dapat menyelaraskan persepsi dan memberikan pelatihan terkait kompetisi. Tujuannya agar kompetisi dapat berjalan dengan lancar, dan dapat menyepakati ketentuan kompetisi, atau menjawab berbagai pertanyaan dari 141 peserta kontes pada sesi tanya jawab.

Tips Membuat Technical Meeting Efektif

Rapat Teknis terkadang tidak berjalan dengan baik, atau memakan waktu lebih lama dari yang direncanakan. Bisa juga karena terlalu banyak pihak yang berdiskusi dan mengubah rundown acara.

Setelah Anda mengetahui apa itu Technical Meeting, selanjutnya Anda bisa mengikuti tips berikut ini agar Technical Meeting berjalan lancar:

• Mengadakan rapat akhir dengan memanggil seluruh panitia yang terlibat dalam kompetisi terlebih dahulu untuk mengadakan rapat teknis. Menyelesaikan seluruh rencana yang ada, agar seluruh panitia mempunyai pemahaman dan wawasan yang sama dalam setiap perlombaan.
• Pastikan semua pihak datang tepat waktu. Rapat bisa menjadi kurang efektif karena ada pihak yang datang terlambat atau rapat tidak selesai dan malah pulang lebih awal.
• Buatlah agenda rapat yang baik, misalnya dengan membahas rundown dan tugas masing-masing komite. Periksa juga seluruh ruangan atau lokasi yang akan digunakan untuk beraktivitas.
• Menyiapkan konsumsi seperti snack box atau makan siang untuk Technical Meeting.
  Mengadakan dua jenis technical meeting. Satu untuk panitia lomba, dan satu lagi untuk panitia lomba dan kontestan.
• Pilih pemimpin rapat teknis yang tepat. Pilihlah orang-orang yang bisa memimpin perlombaan dengan baik karena mempunyai kemampuan kepemimpinan yang baik. Biarkan dia memimpin aktivitasnya.

Baca juga: Daftar 10 Universitas Teknik Pertambangan Terbaik di Indonesia

Contoh Tata Tertib Technical Meeting Agar Lancar

Dengan mempelajari lebih jauh apa itu technical meeting dan aturan apa saja yang harus Anda tetapkan untuk menciptakan suasana yang kondusif, Anda dapat menyelenggarakan technical meeting yang efektif. Berikut ini contoh aturan yang dapat Anda buat:

Hanya orang yang berwenang yang boleh berada di ruang technical meeting.
Setiap peserta Technical Meeting tidak diperbolehkan membuat skenario selama TM.
Perangkat komunikasi harus dimatikan agar Technical Meeting tetap berjalan lancar selama pertemuan.

• Setiap peserta TM dilarang menyela peserta lain yang sedang berbicara.
• Peserta hanya dapat menanyakan apakah moderator mengizinkannya
• Peserta yang melanggar tata tertib Technical Meeting akan mendapat teguran, dan apabila sudah mendapat 3 kali teguran maka panitia akan dikeluarkan dari ruang TM.
• Peserta dilarang meninggalkan ruang Technical Meeting selama berlangsungnya rapat.

Itulah penjelasan tentang apa itu Technical Meeting dan sedikit informasi singkat tentang bagaimana memastikan proses Technical Meeting berjalan lancar dalam suasana yang kondusif. Informasi ini dapat Anda gunakan untuk menyelenggarakan technical meeting untuk aktivitas apa pun, termasuk saat Anda ingin mengadakan kompetisi.